Das Verfahrensverzeichnis (VVT) nach Art. 30 DSGVO ist 2026 für jedes Unternehmen Pflicht. Klein-KMU starten oft mit Excel-Vorlagen — günstig, einfach, aber bei 10+ Verarbeitungs-Tätigkeiten unhandlich. Wann lohnt sich Excel, wann Plattform? Dieser Guide liefert die VVT Excel-Vorlage für Klein-KMU (11 Spalten) plus ehrlichen Vergleich mit Plattform-Lösung. Für aktive Compliance-Nutzung lohnt der Blick auf Hugo DSB mit VVT-Plattform.
Art. 30 DSGVO
VVT-Pflicht für alle Verantwortliche und Auftragsverarbeiter.
Schwellenwert
Ab 10+ Verarbeitungs-Tätigkeiten wird Excel oft unhandlich.
Klein-KMU
5-15 MA mit Excel oft ausreichend für minimale Pflicht-Erfüllung.
Plattform-Vorteil
Automatische Updates bei Subprozessor-Änderungen, Audit-Trail.
Die 11 Spalten der VVT Excel-Vorlage 2026
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| 1. Nr. | Fortlaufende Verfahrens-Nummer |
| 2. Name des Verfahrens | z.B. „Personalverwaltung“, „Newsletter-Versand“ |
| 3. Verantwortliche/r | Geschäftsführer oder Fachbereichsleitung |
| 4. Zweck der Verarbeitung | Klar und präzise |
| 5. Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 DSGVO (a-f) plus ggf. Art. 9 |
| 6. Betroffene Personen | z.B. Mitarbeitende, Kunden, Bewerber |
| 7. Datenkategorien | z.B. Name, Adresse, Gehalt, Gesundheitsdaten |
| 8. Empfänger | z.B. Steuerberater, Sozialversicherung, Cloud-Anbieter |
| 9. Speicherdauer | z.B. „10 Jahre nach Vertragsende“ |
| 10. TOMs | Verweis auf TOMs-Dokumentation |
| 11. Drittlands-Transfer | Ja/Nein + SCC + TIA-Verweis |
Excel vs. Plattform — wann was lohnt
| Kriterium | Excel | Hugo DSB-Plattform |
|---|---|---|
| Kosten | 0 € | 79-499 €/Monat |
| Skalierung bei 30+ Verfahren | Unhandlich | Strukturiert |
| Subprozessor-Updates | Manuell | Automatisch |
| Audit-Trail | Begrenzt | Vollständig |
| DSAR-Integration | Manuell | Automatisiert |
| Wieczorny Mitarbeiter-Schulungen | Separat | Integriert |
| HmbBfDI-Bericht-Export | Manuell | Ein-Klick |
| Geeignet für | 5-15 MA, Minimal-Compliance | 15+ MA, aktive Nutzung |
Faustregel: Bis 10-15 Verarbeitungs-Tätigkeiten reicht Excel für Minimal-Compliance. Ab 15+ wird Plattform-Verwaltung deutlich effizienter — Aufwand-Ersparnis 20-50 % pro Quartal.
„Wir empfehlen Klein-KMU 5-15 MA oft den Start mit Excel-VVT — kostet nichts, erfüllt Minimal-Pflicht. Ab 15+ MA oder 20+ Verarbeitungs-Tätigkeiten wird Plattform-Verwaltung wirtschaftlich. Hugo DSB Lite-Tarif ab 79 €/Monat liefert VVT-Plattform mit allen Pflicht-Funktionen.“
— Nils Oehmichen, Geschäftsführer der frag.hugo Informationssicherheit GmbH
FAQ — VVT Excel-Vorlage Klein-KMU
Reicht eine Excel-Vorlage für DSGVO-Pflicht?
Ja, formal. VVT muss inhaltlich vollständig sein, Format ist nicht vorgegeben. Excel oder Word reicht für Minimal-Pflicht.
Wo bekomme ich kostenlose VVT-Vorlagen?
BfDI, BvD, IHK haben kostenlose Vorlagen. Hugo Check Self-Service bietet Excel-Generator. Plattform-Lösungen oft mit kostenloser Test-Phase.
Ab wann lohnt Plattform-VVT?
Ab 15+ MA oder 20+ Verarbeitungs-Tätigkeiten meist wirtschaftlicher. Automatisierung von Subprozessor-Updates und DSAR-Integration spart 20-50 % Aufwand.
Was passiert ohne VVT bei Prüfung?
Bußgeld bis 4 % Jahresumsatz nach Art. 83 DSGVO. HmbBfDI prüft im Anhörungs-Verfahren — fehlendes VVT ist schwer zu rechtfertigen.
Wie oft muss VVT aktualisiert werden?
Bei jeder Änderung der Verarbeitungs-Tätigkeit (neuer Dienstleister, neue Software, neue Verarbeitung). Mindestens jährliche Vollprüfung.
Brauche ich für AVV-Verträge auch ein VVT?
Auftragsverarbeiter haben eigenes VVT nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO — vereinfachte Struktur mit Verweis auf Verantwortliche.
Fazit: VVT Excel-Vorlage ist Klein-KMU-Einstieg
Klein-KMU 5-15 MA können mit Excel-VVT die DSGVO-Mindestpflicht erfüllen. Ab 15+ MA lohnt Plattform-Verwaltung. Hugo DSB Lite ab 79 €/Monat bietet vollständige VVT-Plattform. Lohnt der Blick auf Hugo DSB mit VVT-Plattform.
